最近はインターネットの普及もあり、電話を使う機会があまりないという若い方も少なくありません。普段の家族や友達とのコミュニケーションも電話を使うことなくSNSやメールで行うので、声だけでコミュニケーションを行う電話の使い方に慣れていない場合も少なくありません。また、家族や友達と電話で会話する際の対応とビジネスの場での電話の対応は変わってきます。よく見知った方以外の取引先からの電話やクライアントからの問い合わせに顧客からのクレームなどかかってくる電話の内容も幅広く、対応を間違うと会社の信用問題にもなりかねません。マナーを心がけて気をつけて対応する必要があります。

まず、電話はハッキリとした大きな声で話すことが良いとされています。朝一番からかかってくる電話や、クレームの電話にも第一印象を良くするためには元気に電話を取ることが大切です。また、声だけのコミュニケーションになりますので、相手にも聞き取りやすいように話すことが大切です。早口でしゃべることは避け、伝えることを念頭において話すようにしましょう。また、電話の相手が誰かは取ってみるまで分かりません。大切なクライアントである可能性もありますので、電話を取ることを躊躇して待たせるようなことはせずに、率先して電話を取るようにしましょう。

ビジネスでの電話の際にはどのような内容を先方が話すか分かりません。また、社名や相手の名前など間違ってはいけませんので、必ずメモとペンを傍に置いておくようにしましょう。相手の社名やお名前を何度も聞き返すことは失礼にあたりますので、一度で聞き取るように集中するようにしましょう。また、相槌を打つタイミングや相手の話しを遮らないことも大切です。